Regeln, die für dich arbeiten
Sieben Einstellungen entscheiden, wie viel Arbeit dir Reservierungen machen. Zu jeder steht hier, was wir empfehlen — und warum.
Wie weit im Voraus?
| Einstellung | Auswahl | Empfehlung |
|---|---|---|
| Buchbar bis | 14 / 30 / 60 / 90 Tage im Voraus | 30 Tage. Dein Gast sieht im Kalender „Online buchbar bis [Datum]“. Längere Fenster bringen mehr Absagen als Gäste. |
| Kurzfristig noch buchbar bis | letzte Minute / 1 / 2 / 4 Stunden vorher | 2 Stunden. Genug Vorlauf für die Küche, und der Spontangast kommt trotzdem noch durch. |
Automatisch oder von Hand bestätigen?
Automatisch bestätigen ist die Empfehlung — und zwar deutlich. Der Gast sieht sofort „Reservierung bestätigt“ und ist fertig. Bei manueller Bestätigung wartet er auf eine Antwort, und jeder Wartemoment kostet dich Buchungen.
Der Mittelweg heißt „Manuell bestätigen ab“: alles läuft automatisch, aber ab einer bestimmten Personenzahl — 6 oder 8 sind die üblichen Werte — willst du selbst draufschauen. Große Gruppen sind ohnehin ein Sonderfall.
Absage durch den Gast
In jeder Bestätigungsmail steckt ein Absagelink. Lass ihn an. Der Satz dahinter ist einfach: Wer selbst absagen kann, sagt eher ab — statt einfach nicht zu kommen.
| Einstellung | Auswahl | Empfehlung |
|---|---|---|
| Absage-Link in der Bestätigungsmail | an / aus | an |
| Frist | 2 / 4 / 12 / 24 Stunden vorher | 4 Stunden. Danach zeigt der Link stattdessen deine Telefonnummer: „Bitte rufen Sie uns kurz an.“ |
Sagt ein Gast ab, wird der Platz sofort wieder frei und kann neu gebucht werden.
Ab wann ist jemand Stammgast?
Stammgast ab 3, 5 oder 10 Besuchen. Ab dieser Zahl markieren Tagesplan und Gästebuch den Gast mit einem Stern — dein Service sieht beim Blick auf die Liste, wer zum vierzehnten Mal kommt. Drei Besuche ist der Standard und für die meisten Häuser richtig.
Betriebsferien
Ruhetage sind wiederkehrend, Betriebsferien sind ein Zeitraum. Über + Zeitraum hinzufügen legst du eine Zeile mit von und bis an; mehrere Zeiträume sind möglich, jede Zeile lässt sich einzeln entfernen. Im Kalender deines Gastes bekommen Ferientage eine eigene Farbe.
Speichern bleibt grau. Bei Betriebsferien sind beide Daten Pflicht. Solange eines fehlt, steht unter dem Feld „Bitte beide Daten angeben.“ — und gespeichert wird nichts.
Eine neue Ferienzeile zeigt sofort rote Hinweise, bevor du überhaupt getippt hast. Das ist nur die Anzeige; sobald beide Daten drinstehen, verschwinden sie.
Deine Benachrichtigungen
Vier Schalter, alle standardmäßig an, alle unter Kapazität & Benachrichtigungen:
- Adresse für Benachrichtigungen — wohin unsere Mails an dich gehen. Trag hier die Adresse ein, die im Betrieb wirklich gelesen wird, nicht deine private.
- Mail bei neuer Online-Buchung
- Mail, wenn ein Gast selbst absagt — praktisch, wenn du nicht ständig im Tagesplan bist; dort stehen Absagen ohnehin hinter dem Chip „Abgesagt" (mehr dazu)
- Erinnerungsmail an den Gast